第三章,会议筹备阶段会务操作

发布时间: 2022-09-04 11:20:04 来源：网友投稿

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第三章,会议筹备阶段会务操作

　第三章会议筹备阶段的会务操作主要内容1 . 重点和难点拟定会议计划；拟定会议议程、日程与程序；制发会议通知；布置会场；2. 知识点拟定会议计划拟定会议议程日程与程序拟定会议议程、日程与程序制发会议通知准备会议材料制作会议证件布置会场

　第三章会议筹备阶段的会务操作在会前要做的充分的筹划准备工作包括以下九个步骤：会议整体方案的制定会议议程和日程的拟定发会议通知准备会议文件资料确定会议地点会前准备工作的步骤会前准备工作的步骤会议所需用品和设备的准备布置会场会前检查对与会者的热情接待

　有备才能无患一次某地党代表大会的开幕式上一次某地党代表大会的开幕式上，会务人员未能按大会主持人宣布的程序播放国际歌，虽然得到补救，但终是一件憾事，并受到批评。事情发生的过程是，会务组会前起草的“大会开幕式程序（送审稿）

　” 中列有“奏（或播放）

　国际歌” 的一项。

　大会秘书处一位负责人审稿时，拟把此项放在大会闭幕式时进行，于是把此一项目在开幕式的程序中删掉了。

　后来大会秘书处主要负责人定稿时，又把该项圈了回来。会务组的同志，凭印象只雇已经删掉了秦国际歌此项程序，而对后来又被圈了回来一事，未加注意，因此对于在大会开幕式上“奏国际歌” 一项事前未做准备，当主持人在大会上宣布“奏国际歌” 时，无法秦出，一时形成了冷场。

　幸好会务组长急中生智，立即上台挥拍领唱，这样才圆了场。

　会后领导同志说，这一事故该予拢评，吸取教训。

　但在关键时刻能得到及时补救，这是好的，这一点值得表扬。会务人员未能按大会主持人宣布案例

　3.1 拟定会议计划确定会议的基本要素一、确定会议的基本要素第三章会议筹备阶段的会务操作⑴确定会议的主题和议题。⑵确定会议名称。⑶确定会议的议程。⑷确定会议时间、会期。⑸确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要。⑹确定会议文件的范围⑹确定会议文件的范围，做好文件的印刷或复印工作。⑺确定与会代表的组成，不要邀请与会议主题无关的人员参加会议。⑻确定会议经费预算。⑼确定会议的餐饮安排。⑽若是大型会议，还应确定筹备机构与人员分工。做好文件的印刷或复印工作

　二、成立会务工作机构3.1 拟定会议计划一般会务筹备机构包括以下几个小组，各组分工明确，互相协调，既熟记本岗位职责，又要胸有全局。

　⑴会务组⑴会务组⑵秘书组⑵秘书组⑵秘书组⑵秘书组负责会务组织、会场布置、会议接待签到等工作议接待签到等工作3.1 拟定会议计划⑶接待组⑷宣传组⑷宣传组负责撰写会议方案，准备会议文件和资料，做好会议记录，编写会议纪要、会议简报等负责生活服务、交通疏导、医疗服务等工作负责会议的录音录像、照相、娱乐负责会议的录音录像、照相、娱乐活动和对外宣传报道⑸财务组⑸财务组⑹保卫组⑹保卫组负责会议经费的统筹使用和收费、付帐工作负责防火、防盗、人身安全和保密工作

　三、制定会议预算会议经费的主要来源包括：

　与会者交费、参展商交费、联合主办单位交费、广告商与赞助商的捐助、公司资金划拨、出版与会议内容相关的出版物、提供旅游等附加服务。会议主要的经费支出包括：

　文件资料费、邮电通讯费、会议设备和用品费、会议场所租用费、会议办公费、费、会议设备和用品费、会议场所租用费、会议办公费、会议宣传费、食宿补贴费、交通费以及不可预见的临时性开支。对会议经费的管理要突出成本意识，加强成本控制和预算控制。3.1 拟定会议计划

　案例讨论3.1 拟定会议计划红光总公司将于２００８年６月２０日召开在“构建企业和红光总公司将于２００８年６月２０日召开在“构建企业和谐劳动关系研讨会” ，会期一天，届时，总公司将邀请劳动法专家、工会代表和政府相关部门的领导一起探讨在新劳动法实施的背景下如何处理好劳动关系问题。

　原预计参会人员将达到３００余人，实际到会４００人。

　该次会议的与会者每人交费１０００元，预计联合主办单位交费５万元（实际交费５万元）

　，预计宣传广告费２万元（实际３万元）

　，预计会议组委会办公费５万元（实际６万元）

　，承办单位的支计会议组委会办公费万元（实际万元）

　，承办单位的支出和报酬２０万（实际２０万）

　，预计设备费３万元（２万元）

　，预计营销３万元（实际４万）

　，预计食宿交通费５万元（实际３．５万）

　，临时支出１．５万元。

　请分别计算预算收入与预算成本、实际收入与实际成本、预算利润和实际利润。

　计算预算成本收益率和实际成本收益率，说明会议的实际赢利性如何？

　制定会议经费预算一方面要本着勤俭办会、节约办会3.1 拟定会议计划的原则，尽量降低会议的成本，另一方面要有一定的弹性，记住要留有余地。原则：科学合理总量控制留有余地余地确保重点精打细算预算

　3.2 拟定会议议程、日程、程序第三章会议筹备阶段的会务操作一、会议议程会议议程是会议主要活动的安排顺序，即将会议的议题按讨论、审议和表决的次序编排并固定下来，反应议题的主次、轻重、先后。

　会议议程起着维持会议秩序的作用用。

　3.2 拟定会议议程、日程、程序（1）

　编制会议议程表时（1）

　编制会议议程表时，应注意议题所涉及各种事物的习惯顺序和本公司有无对会议议程程序的明确规定。（2）

　议程表的第一项一般是宣布议程，其次是安排所要讨论的问题。

　同类性质的应集中排列在一起。的应集中排列在起。（3）

　保密性较强的议题一般放在后面。应注意议题所

　3.2 拟定会议议程、日程、程序质量高的工作会议，应当不讨论事先无准备的议题，这是秘书会务工作的第条原则这是秘书会务工作的第一条原则。

　秘书应该做好两方面准备（见下图）

　。秘书应该做好两方面准备秘书要为议题的最后议决准备好必要的材料，也就是秘书要为会上讨论也就是秘书要为会上讨论准备参加会议讨论的人，应当事先知道议题，并为自己在会上讨论的发言做好充分准备的发言做好充分准备的问题准备好充分的材料要求秘书在可能的情况下，例会前将有关材料发到与会人员手中

　因为会上要讨论的问题不只一个，所以，秘书要根据事务的轻重缓急安排好议程事务的轻重缓急，安排好议程。

　科学地统筹安排会议议程是秘书会务工作的第二个原则。科学地统筹安排会议议程是3.2 拟定会议议程、日程、程序事关重大的，需要大家开动脑筋进行讨论的内容放在会前一些例会上宣布周知的内容有的议题部分人可以不参加，就可以迟到或早退，以避免不必要的“听会”放在后面放在会期两头

　在不考虑其他因素时，一般应当先进行部分人员的议3.2 拟定会议议程、日程、程序题，再进行全体人员的议题。

　这样小范围的会场容易集中、会场好掌握，会议进程也容易紧凑地控制。制作会议议程时，主要考虑三个方面的内容：

　工作安排、生活安排、业余生活安排三项内容。

　案例：天地公司将举行销售团队会议天地公司将举行销售团队会议，研究销售工作下一季研究销售工作下季3.2 拟定会议议程、日程、程序度的目标，以及人员招聘、选拔等问题。

　秘书钟苗在编制议程前，先请总经理、销售总监等有关上司提出议题，再询问各位主管是否有在会上讨论的事情，并提请主管上司定其，然后将要讨论的问题排上顺序。

　在设计具体的议程表时，钟苗把要在会上讨论的议题编排一下，便打印交给了上司。

　如图：

　3.2 拟定会议议程、日程、程序天地公司销售团队会议、议程表公司销售团队会议将在5月 25日星期一上午9: 00在公司总部的三号会议室举行。1、销售二部经理的人选。2、东部地区销售活动的总结3、上次会议记录销售部关于内部沟通问题的发言4、销售一部关于内部沟通问题的发言此议程要做哪些修改？5、下季度销售目标6、公司销售人员的招聘和重组

　二、会议日程3.2 拟定会议议程、日程、程序会议日程是会议的各项活动在会期以内每一天中的具体安排。

　在会议日程中，会议的各项活动按上午、下午、晚上逐项列出，使会议所有活动与时间一一对应。

　制作时使用文字形式，也可使用表格形式。

　三、拟定会议议程、日程应注意的问题3.2 拟定会议议程、日程、程序（（1）

　会议议程的编制应在前，议程一旦确定，不应轻易变动。

　会议日程在时间、地点、人员等问题上，如遇到一些变化，可作相应调整。（2）

　会议议程与日程的安排必须吻合。（3）

　会议议程、日程表制定后，必须经主管领导审核方可实施。

　四、会议程序所谓会议程序，就是指在一次具体的会议中按照时间3.2 拟定会议议程、日程、程序先后排列的详细的活动步骤。会议程序可以让与会者了解每次具体的会议活动的内容及时间顺序，同时也是会议主持人掌握会议的操作依据。

　会议程序实例：亚太城市信息化高级论坛——香港日亚太城市信息化高级论坛——香港日3.2 拟定会议议程、日程、程序会议程序时间：

　２００１年５月２５日地点：

　上海国际会议中心七楼主题：

　“香港：

　亚洲无线通讯枢纽”主办：

　中华人民共和国香港特别行政区资讯科技及广播局、香港贸易发展局０８：４５—０９：１５　　　　登记入座０９：１５　　　　　　　　　　　会议开始０９：１５　　　　　　　　　　　会议开始０９：２０—０９：５０　　　　致开幕辞——香港特别行政区政府资讯科技及广播局局长尤曾家丽女士——上海市副市长周禹鹏先生０９：５０—１０：０５　　　　主题演讲——香港贸易发展局副总裁黎黄霭玲女士……１７：００　　　　　　　　　　　会议结束

　五、会议议程、日程和程序的联系与区别会会会议议程、会议日程和会议程序都是关于会议活动会序都关会3.2 拟定会议议程、日程、程序先后顺序的安排。它们之间的区别在于：会议议程是整个会议活动顺序的总体安排，但不包括会议期间的辅助活动，其特点是概括、明了，一旦确定，不得任意改动，凡有2项以上议题的会议，都应当事先制定议程；

　会议日程是将各项会议活动（包括辅助活动）

　落实到3.2 拟定会议议程、日程、程序单位时间，凡会期满一天的会议都应当制定会议日程，以便与会者和会议工作人员了解会议的具体进程；会议程序则是一次具体会议活动的详细顺序和步骤，是会议议程的具体化和明细化，可供会议主持人直接操作。规模较大、活动较多、会期较长的会议，往往同时制定会议的议程、日程和程序，以适应不同的需要。

　会期较短、议题较少，并且较为灵活的会议只需制定一份会议议程即可。

　案例：3.2 拟定会议议程、日程、程序瑞祥公司销售团队会议议程表瑞祥公司销售团队会议议程表公司销售团队会议将在5月25日星期一上午9：

　00在公司总部的三号会议室举行。1、宣布议程2、说明有关人员缺席情况3、宣读并通过上次会议记录4、东部地区销售活动的总结。5、销售一部关于内部沟通问题的发言公司销售人员的招聘和重组。6、销售二部经理的人选。7、下季度销售目标。

　瑞祥公司新产品销售展示会日程安排瑞祥公司新产品销售展示会日程安排3.2 拟定会议议程、日程、程序日期时间内容安排地点参加人负责人备注11月12日8：

　30报到餐厅全体员工**9：

　00销售主管做介绍会议厅全体员工9：

　50休息10：

　00新产品展示会议厅全体员工1111：

　0000销售活动录象销售活动录象餐厅三楼餐厅三楼自由参加自由参加12：

　00自助午餐餐厅二楼14：

　30销售部人员讲解广告宣传单公司会议室全体员工

　3. 3 制定会议通知第三章会议筹备阶段的会务操作会议通知是向与会者传递召开会议信息的载体，是会议组织者同与会者之间会前沟通的重要渠道。